Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 13 oktober 2026
In deze verklaring leest u welke persoonsgegevens wij verwerken wanneer u onze website bezoekt, contact met ons opneemt of een beroep doet op onze diensten, waarom we dat doen, hoelang we ze bewaren en welke rechten u hebt. Ze volgt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische wet van 30 juli 2018.
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Service Technic Belgium BV, Bergensesteenweg 24 bus 8, 1600 Sint-Pieters-Leeuw, België — KBO / btw BE 0765.895.370 — [email protected] — +32 477 03 88 98.
Voor vragen over uw gegevens mailt u naar [email protected] (onderwerp: “Persoonsgegevens”). Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat de wet dat voor ons niet verplicht.
2. Welke gegevens en waarom?
2.1 Uw aanvragen (formulier, online afspraak, e-mail)
- Gegevens: naam, telefoonnummer, e-mailadres, adres van de interventie (en facturatieadres), gevraagde dienst, beschrijving van het probleem, dringendheid, momenten waarop u beschikbaar bent, foto’s die u ons stuurt.
- Doel: uw aanvraag beantwoorden, een offerte opmaken, de afspraak plannen en bevestigen.
- Rechtsgrond: precontractuele maatregelen op uw verzoek (art. 6.1.b AVG).
De afsprakenpagina gebruikt Google Maps om uw adres voor te stellen tijdens het typen en kan Cloudflare Turnstile gebruiken om robots tegen te houden.
2.2 Telefoongesprekken
- Onze telefooncentrale (nummer +32 477 03 88 98 en trackingnummers): wij registreren het nummer van de beller, datum, duur, uw keuzes in het menu en eventueel uw voicemail. De gesprekken worden opgenomen; dat wordt bij het begin van het gesprek gemeld.
- Onze virtuele assistente: sommige oproepen worden beantwoord door een spraakassistente op basis van artificiële intelligentie. Ze stelt zich bij het begin van het gesprek voor als virtuele assistente. Het gesprek wordt opgenomen en uitgeschreven om uw aanvraag te noteren en aan het kantoor door te geven. U kunt altijd vragen om met een medewerker te spreken of ons schrijven.
- Doel: uw aanvraag behandelen, bijhouden wat afgesproken is, de kwaliteit van onze dienstverlening verbeteren, geschillen afhandelen.
- Rechtsgrond: precontractuele maatregelen en overeenkomst (art. 6.1.b); ons gerechtvaardigd belang om te kunnen bewijzen wat afgesproken is en onze dienstverlening te verbeteren (art. 6.1.f).
2.3 WhatsApp, sms en e-mail
- Gegevens: uw nummer of e-mailadres, de inhoud van de berichten, de foto’s en documenten die u stuurt.
- Onze berichten en e-mails kunnen gelezen en voorbereid worden door een AI-assistent (sorteren, samenvatten, een antwoord of afspraak voorstellen). Op uw eerste aanvraag antwoordt de assistent zelf met een algemeen antwoord en bezorgt hij uw aanvraag aan ons kantoor, dat de verdere opvolging verzorgt. Juridische e-mails en ernstige klachten krijgen geen automatisch antwoord: ze gaan rechtstreeks naar een medewerker van ons kantoor. Een medewerker kan het gesprek op elk moment overnemen. Er wordt geen beslissing met rechtsgevolgen voor u uitsluitend door de AI genomen: elke afspraak wordt door ons kantoor bevestigd.
- Wij sturen u ook dienstberichten (bevestiging, herinnering, aankomst van de technicus, offerte, factuur).
- Rechtsgrond: overeenkomst en precontractuele maatregelen (art. 6.1.b); gerechtvaardigd belang voor de organisatie van ons kantoor (art. 6.1.f).
2.4 Uitvoering van de werken
- Gegevens: contactgegevens, adres, informatie over uw installatie (type, merk, foutcode), interventieverslag, aankomst- en vertrekuur, foto’s voor en na, handtekening op de werkbon, attest voor het btw-tarief van 6 %, offertes, facturen en betalingen.
- Doel: de interventie uitvoeren, factureren, garanties en opvolging beheren.
- Rechtsgrond: overeenkomst (art. 6.1.b); wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen (art. 6.1.c).
- De technicus ziet uw volledige adres pas op de dag van de interventie.
2.5 Klantenopvolging
- Herinnering voor het jaarlijkse onderhoud, opvolging van een offerte, herinnering bij een onbetaalde factuur, vraag om een beoordeling na de interventie.
- Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f). U kunt onderhoudsherinneringen en vragen om een beoordeling altijd weigeren.
2.6 Klantenzone
Gebruikt u onze klantenzone (app “STB”), dan verwerken wij uw e-mailadres, de inlogcodes die per e-mail worden verstuurd en uw aanvragen. Rechtsgrond: overeenkomst (art. 6.1.b).
2.7 Beveiliging en misbruikpreventie
- IP-adres en technische verbindingsgegevens (Cloudflare, serverlogs), opsporing van frauduleuze klikken op advertenties, lijst van geblokkeerde nummers bij misbruik, grappen of oplichtingspogingen.
- Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang om onze website, ons team en ons advertentiebudget te beschermen (art. 6.1.f).
2.8 Bezoekersstatistieken en advertenties
Alleen met uw toestemming (cookiebanner): bezoekersstatistieken (Google Analytics 4) en meting van advertentieconversies (Google Ads). Om te weten waar oproepen vandaan komen, kan de website een ander telefoonnummer tonen naargelang de herkomst van het bezoek (advertentie, Google-zoekopdracht enz.). Meer in ons Cookiebeleid. Rechtsgrond: toestemming (art. 6.1.a), die u op elk moment kunt intrekken.
2.9 Sollicitaties van technici
Stelt u zich kandidaat als technicus, dan verwerken wij uw sollicitatie (contactgegevens, vaardigheden, ervaring, documenten). Rechtsgrond: precontractuele maatregelen (art. 6.1.b).
3. Hoelang bewaren wij uw gegevens?
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Aanvraag zonder vervolg (geen offerte of interventie) | 2 jaar na het laatste contact |
| Klantendossier (interventies, offertes, verslagen, foto’s) | Zolang de klantrelatie duurt, daarna 10 jaar na de laatste interventie (garanties en aansprakelijkheid) |
| Facturen en boekhoudstukken | 10 jaar (Belgische boekhoudkundige en fiscale verplichtingen) |
| Opnames van gesprekken | 6 maanden, behalve bij een lopend geschil |
| Transcripties en berichten (WhatsApp, sms, e-mail) | 3 jaar na het laatste contact |
| Lijst van geblokkeerde nummers | Zolang de blokkering nodig is, minstens één keer per jaar herzien |
| Google Analytics-statistieken | 14 maanden |
| Cookiekeuze | 12 maanden |
| Niet-weerhouden sollicitaties | 1 jaar |
4. Wie ontvangt uw gegevens?
Uw gegevens worden nooit verkocht. Ze worden alleen doorgegeven aan:
- de zelfstandige technicus die uw interventie uitvoert (naam, telefoon, adres, beschrijving van de aanvraag, foto’s);
- onze boekhouder en, als de wet dat vereist, de overheid (FOD Financiën);
- onze verwerkers, die de gegevens uitsluitend volgens onze instructies verwerken:
| Verwerker | Rol | Land |
|---|---|---|
| Hostinger International Ltd. | Hosting van de website en van onze beheersoftware | Europese Unie (Frankrijk) |
| Cloudflare, Inc. | Beveiliging en bescherming van de website | Verenigde Staten / EU |
| Google Ireland Ltd. / Google LLC | Analytics 4, Tag Manager, Google Ads, Google Maps, Search Console, e-mail | EU / Verenigde Staten |
| Meta Platforms Ireland Ltd. (WhatsApp) | WhatsApp-berichten | EU / Verenigde Staten |
| Twilio Ireland Ltd. / Twilio Inc. | Sms en telefonie (telefooncentrale, opnames) | EU / Verenigde Staten |
| Vapi Inc. | Telefonische spraakassistente (met haar leveranciers voor spraakherkenning en spraaksynthese: Deepgram, Soniox, ElevenLabs, Microsoft Azure) | Verenigde Staten |
| Anthropic (Claude) | Artificiële intelligentie van de assistent en de agent van het kantoor (lezen en voorbereiden van berichten) | Verenigde Staten |
| OVH SAS | Ontvangst van de e-mails van ons domein ([email protected]), doorgestuurd naar onze Google-mailbox | Frankrijk (Europese Unie) |
| Isabel NV (Ponto) | Uitlezen van ontvangen betalingen op onze bankrekening | België |
| Accountable | Boekhouding en facturatie | België |
| Trustindex | Weergave van Google-reviews op de website | Europese Unie |
| Complianz | Beheer van cookietoestemming (software op onze website) | Nederland |
5. Doorgifte buiten de Europese Unie
Sommige verwerkers (Google, Meta, Twilio, Vapi, Anthropic, Cloudflare) kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken. Die doorgifte gebeurt op basis van het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework) als het bedrijf daarvoor gecertificeerd is, of op basis van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, met bijkomende beveiligingsmaatregelen. U kunt ons een kopie van die waarborgen vragen.
6. Beveiliging
Beperkte en met wachtwoord beschermde toegang, versleutelde verbindingen (HTTPS), versleutelde gevoelige documenten, volledig adres pas op de dag van de interventie zichtbaar voor de technicus, back-ups, logboek van de handelingen. Geen enkel systeem is onfeilbaar: bij een datalek met een risico verwittigen wij de Gegevensbeschermingsautoriteit en, indien nodig, de betrokken personen.
7. Uw rechten
U hebt het recht om:
- uw gegevens in te zien en er een kopie van te krijgen;
- ze te laten verbeteren;
- ze te laten wissen, tenzij de wet ons verplicht ze te bewaren (bijvoorbeeld facturen);
- het gebruik ervan te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en altijd tegen commerciële herinneringen;
- uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (overdraagbaarheid);
- uw toestemming in te trekken op elk moment (cookies: link “Toestemming beheren” onderaan elke pagina);
- te vragen dat een medewerker een antwoord van onze AI-assistent nakijkt.
Mail naar [email protected]. Wij antwoorden binnen een maand. We kunnen u vragen uw identiteit aan te tonen.
8. Klacht
Vindt u dat wij uw rechten niet respecteren, dan kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — +32 2 274 48 00 — [email protected] — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
9. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we van tool veranderen. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan deze pagina.